Kearsipan

         Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

          Arsip sangat berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus yang berbeda dengan bahan pustaka diantaranya adalah arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal usul (principle of provenance) dan aturan asli (principle oforiginal order).

Arsip terdiri dari 2 jenis, antara lain:

a. Arsip Konvensional; contoh: Arsip Kertas

b. Arsip Media Baru; contoh: Arsip Micro Film, Kaset dll.

          Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab I ketentuan umum pasal 1 poin 3 sampai dengan 7 dijelaskan mengenai beberapa pengertian arsip,yaitu :

1.Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi/ pekantoran sehari-hari dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

Contoh Arsip Dinamis : Pedoman Staff

Kasus : Sebuah perushaan pasti memiliki pedoman atau aturan- aturan yang harus diikuti dan ditaati oleh karyawannya. Pedoman itu selalu digunakan oleh Staff perusahan dalam melaksanakan tugasnya, misalnya metode kerja dalam perusahaan. Cara Staff melakukan tugasnya sesuai dengan bidang pekerjaannya. Dimana aturan- aturan tersebut dapat berubah atau diperbaharui dalam jangka waktu tertentu yang sudah ditentukan.

2.Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari- hari, namun tetap harus dikelola/disimpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya.

Contoh Arsip Statis : KTP

Kasus : Seseorang yang ingin melamar pekerjaan memerlukan KTP sebagai salah satu syarat untuk melamar pekerjaan tersebut.

3.Arsip Aktif  adalah  arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja.

Contoh Arsip Aktif : Perjanjian Kontrak Kerja 

Kasus : Sebelum bekerja disebuah perusahaan, seorang pegawai harus membuat dulu perjanjian kontrak terlebih dahulu dengan perusahaan tempat dia bekerja dimana isi kontrak kerja tersebut menjadi pedoman bagi karyawan  dalam melaksanakan tugas dan pekerjaan nya terhadap perusahaan.  

4.Arsip inaktif adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

Contoh Arsip inaktif : Raport SD

Kasus : Ketika kita masih bersekolah SD disaat pembagian raport maka raport itu akan menjadi arsip aktif yang dimana setiap pembagian raport kita akan sering melihat raport itu melihat nilai yang didapat tapi setelah kita lulus dari SD maka raport itu berubah sifatnya menjadi inaktif  karena kita akan jarang melihat dan menggunakan raport tersebut, dari mulai setiap 6 bulan sekali menjadi 1 tahun sekali dan selanjutnya bahkan tidak pernah lagi dilihat.

5.Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Contoh Arsip Vital : Ijazah

Kasus : disaat terjadi bencana misalnya kebakaran dimana rumah yang kita tinggali terbakar dan menyebabkan barang-barang yang penting terbakar termasuk ijazah kita. Ijazah yang terbakar tidak dapat diganti atau diperbaharui lagi dalam bentuk ijazah tapi dalam bentuk surat keterangan.

6.Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

Contoh Arsip Terjaga : Arsip perbatasan wilayah negara

Kasus : Masalah perbatasan wilayah negara merupakan salh satu persoalan kursial bagi Indonesia sebagai negara berdaulat yang berbatasan dengan beberapa negara baik di darat dan di laut. Kasus aktual yang berkaitan dengan wilayah perbatasan adalah isu pergeseran patok wilayah NKRI di Tanjung Datu dan Camar Bulan provinsi Kalimantan Barat. Kemudian kasus pilau Sipadan dan Ligitan, Mahkamah Internasional di Den Haag telah memenangkan gugatan Malaysia atas kedua pulau itu. Kemenang Malaysia atas kasus ini tidak lepas dari dukungan kelengkapan dan ketersediaan arsip wilayah perbatasan negara yang dimoliki Malaysia. Ketersediaan arsip wilayah perbatasan negara mempunyai nilai strategis dalm mendukung keberhasilan pembangunan keamanan nasional karaena mempunyai dampak terhasap kondisi pertahanan dan keamanan baik secara regional maupun nasional.

7.Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Contoh Arsip Umum : Undang- undang

Kasus : Undang- undang dibuat untuk mengatur suatu kegiatan sehingga dapat berjalan sesuai dengan aturan yang sudah ditentukan.
 

8.Arsip Bernilai Tinggi adalah arsip yang mempunyai nilai tambah

Contoh Arsip Bernilai Tinggi : Vidio Bencana Alam

Kasus : Vidio Tsunami Aceh, vidio tersebut menjadi saksi bagai mana tsunami itu terjadi. Dan vidio itu menjadi tranding topic dimana semua orang ingin melihat dan menyaksikan bagai mana awal dari bencana itu terjadi, dengan kejadian itu vidio yang tadinya hanya vidio biasa dengan peristiwa itu menjadikan vidio tersebut mempunyai nilai tinggi.